Nous vous avons récemment fait part d’un nouveau projet que le Montluçon Football souhaitait initier (relire l’article à ce sujet). Ce projet va s’appuyer notamment sur le travail engagé par des pôles.
Il nous a semblé intéressant que les responsables de ces pôles évoquent leurs rôle, organisation et projets.
Nous commençons aujourd’hui avec le Pôle Evènements dont la responsable est Audrey Revidon qui a répondu à nos questions, en lien bien sûr avec les autres membres du pôle en question.
Peux tu présenter ce Pôle?
Au Montluçon Foot le pôle évènements est composé de Raphaël Boulade, Catherine Boulade et de moi même.
Il a pour but de rassembler, de générer de la convivialité et diffuser une image positive du club. L’événement doit apporter satisfaction et marquer en laissant de bons souvenirs.
Le travail de ce pôle consiste en l’organisation de manifestations, allant de la conception à la réalisation tout en collaborant avec les autres pôles.
Nous souhaitons former une équipe organisatrice pour partager les compétences, les responsabilités et pour gérer au mieux les nombreuses tâches qui s’imposent.
Donc toute personne intéressée par ce pôle est la bienvenue
Quelles sont les principales difficultés et les principaux enjeux?
Pour les Manifestations
Même si elle est de courte durée, elle nécessite un travail en amont considérable pour l’équipe organisatrice qui doit gérer les problèmes financiers, matériels, humains tout en respectant les délais.
Le choix du thème tout comme la date et le lieu sont importants, il faut intéresser un maximum de personnes.
L’élaboration d’un budget prévisionnel s’impose et doit être le plus cohérent possible, ce qui est d’autant plus difficile pour une première édition.
Chaque manifestation est soumise à la législation (déclarations, réglementations et autorisations) dont il faut prévoir les demandes et s’assurer de leurs applications pour un déroulement en toute sérénité.(hygiène, horaire, buvette, bruit, sécurité)
En ce qui concerne le financement, on peut bénéficier d’aides par des demandes de subventions ou sollicitations de sponsors
En fonction de l’ampleur du projet, les besoins logistiques sont différents. Il est primordial d’avoir une équipe organisatrice suffisante pour le mener à bien et gérer l’ensemble des tâches. Une évaluation des besoins matériels doit éviter les manques de dernière minute.
Relations humaines :
L’évènement crée des liens autour d’une même passion et fait vivre les mêmes émotions, c’est pourquoi il s’agit de fédérer les gens pour le plaisir de se retrouver. En relation avec les joueurs, et/ou les parents, les éducateurs et entraîneurs créent le groupe, l’ambiance. On peut y associer les dirigeants, bénévoles, personnes souvent assidues, investies, sur lesquelles on peut compter.
La cohésion de toutes ces personnes ne peut que générer la convivialité et donner une bonne image du club. Une image positive donnera l’envie de participer, de s’investir et peut-être d’attirer de nouveaux licenciés.
Qu’est-ce qui a peut-être fait défaut jusqu’à présent à ce niveau et qu’est-ce que tu souhaiterais mettre en place et /ou développer?
Pour nous cette fonction est nouvelle, mais il semble que le manque de personnes, d’implication associé aux difficultés d’organisation et au peu de participants aient représenté un frein.
Il s’agit de créer une bonne ambiance pour attirer. La première impression est donnée par l’accueil, il doit être chaleureux et mettre à l’aise .Un club house propre, rangé et organisé donne l’envie d’y passer du temps.
L’utilisation du sondage permet de connaître les souhaits de saisir des idées nouvelles.
En faisant participer les enfants autour d’un événement ponctuel (ramasseurs de balles, goûters de Noël, Galette des rois…) on peut attirer les parents, leur donner envie de venir, puis de revenir.
Un remerciement, un petit mot de reconnaissance envers des sponsors, des participants, des aidants est essentiel. Sans leur engagement, l’action ne peut pas être menée à bien. Reconnaître la valeur de leur investissement autour d’une petite réception (vœux du nouvel an, fête du club) ou lors de la remise de récompense (tee-shirt du club) renforce l’identité club.
Des commentaires sont diffusés au sein du club, ne pas accepter de propos malveillants.
La réussite d’un événement passe par la communication et l’organisation. Il faut assurer une communication optimum. En plus de la presse, flyers, affiches, réseaux sociaux, un bon « bouche à oreille » dans le club et à l’extérieur est nécessaire.
Une bonne organisation et une gestion du temps rend le travail plus fluide. Il est indispensable de lister, de planifier et de déléguer. L’avancée du projet est contrôlée par des réunions régulières des membres de l’équipe. Il faut tout prévoir, anticiper si possible et penser aux points de détail.
Les missions étant nombreuses, il est nécessaire de former de petites équipes avec un responsable pour chaque poste. Plus les tâches sont distribuées, moins il y aura de stress et d’imprévus à gérer.
Après l’évènement un bilan (financier, de satisfaction, d’organisation) permettra de mesurer les résultats en fonction des objectifs prévus. La pérennisation est liée à sa réussite.
Comment envisages tu concrètement de procéder?
Le pôle sera bien sûr en relation avec les membres du CA mais travaillera souvent d’avantage avec le financier, la logistique, la communication.
Après avoir proposé un projet et un budget, le CA validera ou non. Si l’accord est donné, l’avancée se fera étape par étape en concertation avec les autres pôles et l’équipe d’organisation.
Merci beaucoup à tous les membres de ce pôle pour le temps consacré à ces réponses 😉
